REGULAMIN PLATFORMY B2B

Gaia Solar S.A.

v1.0

§1. Definicje

• Usługodawca / Sprzedawca – GAIA SOLAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, pod nr KRS 0000782832, NIP 7252288441, REGON 383158589, kapitał zakładowy 337.254,91 zł wpłacony w całości; adres e-mail: pro@gaia.solar.
• Platforma – platforma zakupowa B2B Usługodawcy dostępna pod adresem https://pro.gaia.solar/.
• Kupujący – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz Kupującego, korzystająca z Platformy przy użyciu Konta.
• Konto – indywidualne konto Kupującego na Platformie, umożliwiające korzystanie z jej funkcjonalności.
• OWS – Ogólne Warunki Sprzedaży Usługodawcy, dostępne pod adresem https://pro.gaia.solar/ows.php, regulujące sprzedaż Towarów.
• Formularz – elektroniczny formularz zgłoszeniowy (odpowiednio: reklamacji, zwrotu albo wymiany) udostępniony na Platformie.
• Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Platformy, w tym: rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług oraz tryb postępowania reklamacyjnego dotyczącego działania Platformy.
2. Platforma przeznaczona jest wyłącznie dla przedsiębiorców (obrót B2B). Usługodawca nie świadczy za pośrednictwem Platformy usług na rzecz konsumentów ani osób fizycznych zawierających umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego.
3. Za pośrednictwem Platformy Usługodawca świadczy nieodpłatnie następujące usługi drogą elektroniczną: (a) prowadzenie Konta, (b) udostępnianie oferty handlowej, cenników i Dokumentacji Towarów, (c) umożliwienie składania zamówień, (d) obsługę zgłoszeń reklamacji, zwrotów i wymian poprzez Formularze, (e) dostęp do historii zamówień, dokumentów i rozliczeń Kupującego.
4. Sprzedaż Towarów zamawianych za pośrednictwem Platformy regulują OWS. W zakresie zawierania i wykonywania umów sprzedaży, w razie rozbieżności pomiędzy Regulaminem a OWS, pierwszeństwo mają OWS.
5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na Platformie, w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

§3. Warunki techniczne i zasady korzystania

1. Do korzystania z Platformy niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej z obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywne konto poczty elektronicznej.
2. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, a także podejmowanie działań mogących zakłócić funkcjonowanie Platformy, w tym: prób nieuprawnionego dostępu, automatycznego pobierania treści (scraping), wprowadzania złośliwego oprogramowania oraz korzystania z Konta innego Kupującego bez umocowania.
3. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w poufności danych logowania. Kupujący ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania wszystkich osób korzystających z jego Konta, jak za działania własne.
4. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zagrożeń związanych ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, w tym szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS). Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się jednak z typowymi zagrożeniami występującymi w sieci Internet (m.in. złośliwe oprogramowanie, phishing), a Użytkownik powinien stosować własne środki ochrony.

§4. Rejestracja i Konto

1. Założenie Konta następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego na Platformie i podanie danych obejmujących co najmniej: firmę Kupującego, NIP, adres siedziby, imię i nazwisko Użytkownika, służbowy adres e-mail oraz numer telefonu.
2. Warunkiem rejestracji jest zaakceptowanie Regulaminu oraz OWS, przedstawianych Użytkownikowi do zatwierdzenia przy zakładaniu Konta.
3. Osoba dokonująca rejestracji oświadcza, że jest umocowana do działania w imieniu i na rzecz Kupującego, w tym do zawierania w jego imieniu umów sprzedaży za pośrednictwem Platformy.
4. Konto jest aktywowane po pozytywnej weryfikacji Kupującego i akceptacji rejestracji przez Usługodawcę. Usługodawca może odmówić aktywacji Konta bez podania przyczyn, w szczególności gdy podmiot rejestrujący się nie jest przedsiębiorcą, podane dane budzą wątpliwości albo przemawia za tym uzasadniony interes Usługodawcy. O aktywacji albo odmowie aktywacji Kupujący jest informowany na podany adres e-mail.
5. Umowa o świadczenie usługi prowadzenia Konta zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta i jest zawierana na czas nieoznaczony, nieodpłatnie.
6. Kupujący zobowiązany jest do niezwłocznej aktualizacji danych podanych przy rejestracji, w tym danych Użytkowników uprawnionych do korzystania z Konta. Usługodawca może w każdym czasie zweryfikować aktualność danych i umocowanie Użytkowników.

§5. Zamówienia, ceny i płatności

1. Informacje prezentowane na Platformie, w tym ceny i dostępność Towarów, nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do składania zamówień. Ceny podawane są w kwotach netto i mogą być zmieniane przez Usługodawcę w każdym czasie, zgodnie z §4 ust. 2 OWS; zmiana cen nie dotyczy Umów zawartych przed jej wprowadzeniem.
2. Składanie zamówień, akceptacja ich treści oraz moment zawarcia umowy sprzedaży następują na zasadach określonych w §3 OWS. Zamówienie złożone samodzielnie poprzez Platformę wymaga każdorazowego oznaczenia OWS jako dokumentu, z którym Użytkownik się zapoznał i który akceptuje.
3. Płatności realizowane są przelewem na rachunek bankowy Usługodawcy na podstawie faktury, w terminie na niej wskazanym, w tym w ramach indywidualnie przyznanego limitu kupieckiego (kredytu kupieckiego). Platforma nie obsługuje płatności online.
4. Warunki przyznania, wysokość i cofnięcie limitu kupieckiego ustalane są indywidualnie i mogą zostać zmienione przez Usługodawcę w każdym czasie, w szczególności w razie opóźnień w płatnościach.
5. Zgłoszenia reklamacji, zwrotów i wymian Towarów dokonywane są poprzez Formularze dostępne na Platformie albo na adres pro@gaia.solar, na zasadach określonych odpowiednio w §7, §11 i §12 OWS.

§6. Zawieszenie i usunięcie Konta

1. Usługodawca może zawiesić Konto (zablokować możliwość składania zamówień lub dostęp do Platformy) albo wypowiedzieć umowę o prowadzenie Konta ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: (a) naruszenia Regulaminu lub OWS, (b) opóźnień w płatnościach na rzecz Usługodawcy, (c) utraty przez Kupującego statusu przedsiębiorcy, otwarcia likwidacji albo uzasadnionych wątpliwości co do jego wypłacalności, (d) podania nieprawdziwych danych, (e) korzystania z Platformy w sposób zagrażający jej bezpieczeństwu lub interesom Usługodawcy.
2. Kupujący może wypowiedzieć umowę o prowadzenie Konta w każdym czasie, bez podania przyczyn, poprzez zgłoszenie żądania usunięcia Konta na adres pro@gaia.solar.
3. Zawieszenie lub usunięcie Konta nie wpływa na ważność ani wykonanie umów sprzedaży zawartych przed tym zdarzeniem, w tym na obowiązek zapłaty ceny.

§7. Reklamacje dotyczące działania Platformy

1. Reklamacje dotyczące technicznego działania Platformy lub usług świadczonych drogą elektroniczną (np. błędy Konta, problemy z logowaniem, nieprawidłowe działanie Formularzy) można zgłaszać na adres pro@gaia.solar, z opisem problemu i wskazaniem Konta, którego dotyczy.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i udziela odpowiedzi na adres e-mail, z którego reklamację wysłano.
3. Niniejszy paragraf nie dotyczy reklamacji Towarów, które rozpatrywane są wyłącznie na zasadach określonych w OWS.

§8. Dostępność Platformy i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała w sposób ciągły, zastrzega jednak prawo do przerw technicznych, konserwacyjnych i aktualizacji. O planowanych przerwach o istotnym znaczeniu Usługodawca w miarę możliwości informuje na Platformie.
2. W granicach dopuszczalnych przez prawo w obrocie profesjonalnym, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Kupującego związana z funkcjonowaniem Platformy ograniczona jest do szkody rzeczywistej i nie obejmuje utraconych korzyści; §10 OWS stosuje się odpowiednio. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
3. Niedostępność Platformy nie ogranicza możliwości składania zamówień oraz zgłoszeń pozostałymi kanałami wskazanymi w OWS.

§9. Własność intelektualna

1. Wszelkie treści dostępne na Platformie, w tym układ, oprogramowanie, logotypy, opisy, zdjęcia i Dokumentacja, podlegają ochronie prawnej i przysługują Usługodawcy albo podmiotom, z którymi Usługodawca zawarł stosowne umowy (w tym Producentom).
2. Kupujący może korzystać z treści Platformy wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z jej funkcjonalności oraz dalszej odsprzedaży Towarów (w tym wykorzystania udostępnionych materiałów produktowych zgodnie z ich przeznaczeniem). Kopiowanie treści w innym celu, w tym masowe pobieranie danych, jest zabronione.

§10. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych Użytkowników oraz osób działających w imieniu Kupującego jest Usługodawca. Zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies określają: Polityka prywatności i cookies dostępna pod adresem https://pro.gaia.solar/polityka-prywatnosci.php oraz klauzula informacyjna RODO dostępna pod adresem https://pro.gaia.solar/rodo.php.

§11. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmian technicznych lub organizacyjnych, względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje poprzez publikację nowej wersji na Platformie oraz komunikat na Koncie lub wiadomość e-mail. Zmieniony Regulamin wiąże Kupującego, jeżeli nie wypowiedział on umowy o prowadzenie Konta w terminie 14 dni od poinformowania o zmianie; dalsze korzystanie z Platformy po tym terminie oznacza akceptację zmian.
3. Do zamówień złożonych przed wejściem w życie zmiany stosuje się Regulamin i OWS w brzmieniu dotychczasowym.

§12. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Sądem właściwym dla sporów związanych z korzystaniem z Platformy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
2. Jeżeli poszczególne postanowienia Regulaminu okażą się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 01.07.2026 r.

OGÓLNE WARUNKI SPRZEDAŻY (OWS)

Gaia Solar S.A.

v1.0

§1. Definicje

• Sprzedawca – GAIA SOLAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, pod nr KRS 0000782832, NIP 7252288441, REGON 383158589, kapitał zakładowy 337.254,91 zł wpłacony w całości.
• Kupujący – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, nabywający Towary w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Towary – produkty znajdujące się w ofercie handlowej Sprzedawcy, w szczególności: moduły fotowoltaiczne, falowniki, magazyny energii oraz urządzenia automatyki i pomiaru energii, wraz z osprzętem.
• Producent – podmiot wytwarzający dany Towar lub wskazany jako producent w dokumentacji Towaru; Sprzedawca nie jest producentem Towarów.
• Dokumentacja – instrukcje instalacji i obsługi, karty katalogowe, deklaracje zgodności, warunki gwarancji oraz inne dokumenty i ostrzeżenia dostarczane wraz z Towarem lub udostępniane przez Producenta.
• Platforma – platforma zakupowa B2B Sprzedawcy dostępna pod adresem https://pro.gaia.solar/, służąca w szczególności do składania zamówień oraz zgłoszeń reklamacji, zwrotów i wymian Towaru.
• Formularz – odpowiedni elektroniczny formularz zgłoszeniowy (odpowiednio: reklamacji, zwrotu albo wymiany) udostępniony na Platformie.
• Umowa – każda umowa sprzedaży Towarów zawarta pomiędzy Sprzedawcą a Kupującym poprzez przyjęcie zamówienia przez Sprzedawcę (§3); strony nie zawierają odrębnych umów pisemnych, a treść Umowy wyznaczają: potwierdzenie zamówienia oraz niniejsze OWS.

§2. Zakres stosowania

1. Sprzedawca prowadzi sprzedaż w modelu zamówieniowym: strony nie zawierają odrębnych pisemnych umów sprzedaży ani umów ramowych, a każde przyjęte zamówienie stanowi odrębną Umowę, do której OWS mają zastosowanie w całości. OWS stanowią integralną część każdej Umowy zawieranej przez Sprzedawcę i mają zastosowanie wyłącznie w obrocie profesjonalnym (B2B). OWS nie mają zastosowania do sprzedaży na rzecz konsumentów ani osób fizycznych zawierających umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego.
2. OWS są udostępniane w postaci elektronicznej, w sposób umożliwiający ich przechowywanie i odtwarzanie (art. 384 §4 KC), pod adresem https://pro.gaia.solar/ows.php. Ponadto OWS są: (a) przedstawiane Kupującemu do zatwierdzenia przy zakładaniu konta na Platformie; (b) przy każdym zamówieniu składanym samodzielnie poprzez Platformę – wymagane do oznaczenia przez Kupującego jako dokument, z którym się zapoznał i który akceptuje, co stanowi warunek złożenia zamówienia; (c) w pozostałych przypadkach (§3 ust. 2 lit. b–d) – dołączane w formie odnośnika do oferty lub do treści zamówienia przesyłanej Kupującemu pocztą elektroniczną do weryfikacji i akceptacji (§3 ust. 3), a akceptacja takiej oferty lub zamówienia oznacza jednocześnie akceptację OWS. Złożenie zamówienia po udostępnieniu OWS w sposób opisany powyżej oznacza ich akceptację.
3. W ramach stałej współpracy handlowej OWS wiążą Kupującego także dla kolejnych zamówień bez konieczności ponownego doręczania, o ile Kupujący mógł z łatwością zapoznać się z ich treścią w sposób opisany w ust. 2 (art. 384 §2 KC).
4. Wzorce umowne, ogólne warunki zakupu lub inne dokumenty Kupującego nie wiążą Sprzedawcy, choćby Sprzedawca nie zgłosił wobec nich wyraźnego sprzeciwu; w razie kolizji wzorców rozstrzyga treść OWS.
5. Odstępstwa od OWS wymagają formy pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności i wiążą wyłącznie w odniesieniu do Umowy (zamówienia), dla której zostały uzgodnione.

§3. Zawarcie Umowy (zamówienia)

1. Informacje handlowe, cenniki i katalogi Sprzedawcy nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do składania zamówień.
2. Zamówienia mogą być składane wyłącznie poprzez następujące kanały: (a) samodzielnie przez Kupującego poprzez Platformę (https://pro.gaia.solar/), (b) pocztą elektroniczną na oficjalny adres Sprzedawcy: pro@gaia.solar, (c) pocztą elektroniczną na służbowe adresy e-mail opiekunów handlowych Sprzedawcy, wskazane pod adresem https://gaia.solar/zespol#handel, (d) telefonicznie lub ustnie u opiekuna handlowego Sprzedawcy. Zamówienie powinno określać co najmniej: dane Kupującego (w tym NIP), rodzaj i ilość Towaru, sposób odbioru Towaru (wysyłka albo odbiór osobisty), a w przypadku wysyłki – miejsce dostawy.
3. Zamówienie złożone w inny sposób niż samodzielnie poprzez Platformę (w tym telefonicznie lub ustnie) jest każdorazowo wprowadzane przez opiekuna handlowego lub innego pracownika Sprzedawcy do systemu B2B Sprzedawcy, a następnie przesyłane Kupującemu pocztą elektroniczną z prośbą o weryfikację i akceptację zamówienia – w celu wyeliminowania ewentualnych sporów, niejasności lub wątpliwości co do zakresu zamówienia. Każde zamówienie wymaga akceptacji Kupującego: w przypadku zamówienia składanego samodzielnie poprzez Platformę akceptacja następuje z chwilą złożenia zamówienia przez Kupującego, a w pozostałych przypadkach – poprzez zatwierdzenie przez Kupującego, w formie dokumentowej, treści zamówienia przesłanej mu z systemu B2B Sprzedawcy. Zamówienie niezaakceptowane przez Kupującego uważa się za niezłożone i nie podlega ono realizacji.
4. Umowa zostaje zawarta: (a) w przypadku zamówienia składanego samodzielnie poprzez Platformę – z chwilą złożenia zamówienia przez Kupującego; (b) w pozostałych przypadkach – z chwilą zatwierdzenia przez Kupującego, w formie dokumentowej, treści zamówienia (oferty) przesłanej mu z systemu B2B Sprzedawcy zgodnie z ust. 3. Zawarcie Umowy nie wymaga odrębnego potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Sprzedawcę. Treść zamówienia (oferty) przesłana z systemu B2B wiąże Sprzedawcę przez okres w niej wskazany, a w braku wskazania – przez 7 dni od jej wysłania; zatwierdzenie po upływie tego okresu wymaga ponownego przesłania treści zamówienia przez Sprzedawcę.
5. Jeżeli po zawarciu Umowy jej wykonanie okaże się niemożliwe lub istotnie utrudnione z powodu niedostępności Towaru u Producenta albo oczywistej omyłki w cenie lub treści zamówienia, Sprzedawca może – niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od zawarcia Umowy – odstąpić od Umowy w całości albo w odniesieniu do Towaru, którego dotyczy przeszkoda, informując o tym Kupującego. Dokonane przez Kupującego wpłaty podlegają w odpowiednim zakresie niezwłocznemu zwrotowi. Odpowiedzialność Sprzedawcy z tego tytułu podlega ograniczeniom z §10.
6. Każde zamówienie stanowi odrębną Umowę; z faktu przyjmowania wcześniejszych zamówień nie wynika zobowiązanie Sprzedawcy do przyjmowania zamówień kolejnych ani do utrzymywania cen lub dostępności Towarów.
7. Sprzedawca może uzależnić przyjęcie lub realizację zamówienia od wpłaty zaliczki, przedpłaty lub ustanowienia zabezpieczenia.

§4. Ceny, płatności, zastrzeżenie własności

1. Ceny nie zawierają podatku VAT, kosztów transportu, rozładunku ani ubezpieczenia, chyba że potwierdzenie zamówienia stanowi inaczej.
2. Sprzedawca jest uprawniony do zmiany cen Towarów w każdym czasie, bez konieczności odrębnego informowania Kupującego, poprzez wprowadzenie zmian w cennikach Sprzedawcy oraz na Platformie. Zmiana cen nie dotyczy Umów zawartych przed jej wprowadzeniem; dla danej Umowy wiążąca jest cena wynikająca z zamówienia złożonego poprzez Platformę albo z treści zamówienia (oferty) zaakceptowanej przez Kupującego zgodnie z §3 ust. 3–4.
3. Zapłata następuje w terminie wskazanym na fakturze. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku Sprzedawcy. W przypadku opóźnienia Sprzedawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz prawo wstrzymania dalszych dostaw.
4. Sprzedawca wystawia faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kupujący akceptuje ten sposób fakturowania; podanie numeru NIP w zamówieniu jest równoznaczne z jego wskazaniem dla celów KSeF.
5. Towar pozostaje własnością Sprzedawcy do chwili zapłaty pełnej ceny (zastrzeżenie własności – art. 589 KC). Do tego czasu Kupujący nie może obciążać Towaru prawami osób trzecich; w razie dalszej odsprzedaży przed zapłatą, wierzytelność z odsprzedaży zostaje przelana na Sprzedawcę do wysokości jego należności.
6. Kupujący nie jest uprawniony do potrącania swoich wierzytelności z wierzytelnościami Sprzedawcy bez pisemnej zgody Sprzedawcy, chyba że wierzytelność Kupującego została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem.

§5. Dostawa i przejście ryzyka

1. O ile nie uzgodniono inaczej, dostawa następuje na warunkach EXW Teolin (ul. Składowa 14, 92-701 Teolin) – Incoterms 2020.
2. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia Towaru przechodzi na Kupującego z chwilą postawienia Towaru do jego dyspozycji w miejscu wskazanym w ust. 1, w uzgodnionym terminie odbioru, również wówczas, gdy Kupujący nie odbiera Towaru w tym terminie. Wydanie Towaru Kupującemu albo przewoźnikowi lub innej osobie działającej na zlecenie Kupującego jest równoznaczne z postawieniem Towaru do dyspozycji.
3. Jeżeli na życzenie Kupującego Sprzedawca organizuje transport Towaru, działa wyłącznie na zlecenie oraz na koszt i ryzyko Kupującego; ryzyko przechodzi wówczas na Kupującego najpóźniej z chwilą wydania Towaru pierwszemu przewoźnikowi. Organizacja transportu przez Sprzedawcę nie zmienia bazy dostawy określonej w ust. 1.
4. Załadunek Towaru w magazynie Sprzedawcy wykonywany jest, o ile następuje siłami Sprzedawcy, grzecznościowo, na ryzyko Kupującego, który zobowiązany jest podstawić środek transportu przystosowany do rodzaju i wagi Towaru.
5. W razie zwłoki Kupującego w odbiorze Towaru Sprzedawca może obciążyć Kupującego udokumentowanymi kosztami składowania, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu – odstąpić od Umowy w odniesieniu do nieodebranego Towaru.
6. Terminy dostaw mają charakter orientacyjny, chyba że wyraźnie oznaczono je jako wiążące. Sprzedawca nie odpowiada za opóźnienia wynikające z okoliczności leżących po stronie Producenta, przewoźnika lub siły wyższej.
7. Kupujący zobowiązany jest zapewnić warunki rozładunku i składowania zgodne z Dokumentacją, w szczególności dla magazynów energii (ogniwa litowo-jonowe): składowanie w warunkach określonych przez Producenta, z zachowaniem wymogów przeciwpożarowych i temperaturowych.

§6. Obowiązek zbadania Towaru i terminy zgłoszeń

1. Kupujący, jako profesjonalista, zobowiązany jest zbadać Towar przy odbiorze w zakresie ilości oraz widocznych uszkodzeń (w tym uszkodzeń transportowych) i zgłosić zastrzeżenia najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od odbioru, a w przypadku uszkodzeń transportowych – dodatkowo sporządzić protokół szkody z przewoźnikiem przy odbiorze.
2. Wady, których nie można było wykryć przy odbiorze mimo starannego zbadania, Kupujący zgłasza niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od ich wykrycia. Terminy określone w niniejszym paragrafie nie ograniczają uprawnień Kupującego wynikających z gwarancji Producenta (§8).
3. Zgłoszenia niezgodności dokonuje się w trybie i w sposób określony w §7 (Reklamacje).
4. Uchybienie terminom lub aktom staranności z ust. 1–3 skutkuje utratą uprawnień z tytułu danej niezgodności w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
5. Montaż Towaru dotkniętego widoczną wadą lub uszkodzeniem jest niedopuszczalny; Sprzedawca nie ponosi kosztów demontażu Towaru zamontowanego mimo widocznej wady.

§7. Reklamacje

1. Zgłoszenia reklamacyjne – obejmujące niezgodności, o których mowa w §6, uszkodzenia transportowe oraz zgłoszenia kierowane do Producenta za pośrednictwem Sprzedawcy w ramach gwarancji (§8) – składane są wyłącznie: (a) poprzez Formularz reklamacji dostępny na Platformie, albo (b) pocztą elektroniczną na oficjalny adres Sprzedawcy: pro@gaia.solar.
2. Zgłoszenia skierowane innymi kanałami, w tym wyłącznie na indywidualne adresy e-mail opiekunów handlowych Sprzedawcy, nie stanowią skutecznego zgłoszenia reklamacyjnego. Indywidualne adresy opiekunów handlowych mogą być dodawane wyłącznie jako adresy dodatkowe (DW) do zgłoszenia złożonego kanałami wskazanymi w ust. 1.
3. Zgłoszenie zawiera co najmniej: numer faktury lub zamówienia, numery seryjne Towaru, opis niezgodności oraz dokumentację zdjęciową, a w przypadku uszkodzeń transportowych – także protokół szkody sporządzony z przewoźnikiem.
4. Sprzedawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia i rozpatruje je w terminie 14 dni roboczych. Termin ten może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do uzyskania stanowiska Producenta, na co Sprzedawca nie ma wpływu; w takim przypadku Sprzedawca informuje Kupującego o wydłużeniu, wskazując przewidywany termin rozpatrzenia.
5. Uznana reklamacja jest realizowana, według uzgodnienia stron, poprzez: usunięcie wady, dostarczenie Towaru wolnego od wad, obniżenie ceny albo zwrot ceny za wystawieniem faktury korygującej – z uwzględnieniem warunków gwarancji Producenta (§8) oraz ograniczeń wynikających z §10. Jeżeli realizacja następuje poprzez wymianę Towaru na nowy, stosuje się model rozliczenia opisany w §12.
6. Złożenie reklamacji nie zwalnia Kupującego z obowiązku terminowej zapłaty ceny (§4).

§8. Gwarancja

1. Towary objęte są wyłącznie gwarancją Producenta, na warunkach określonych w dokumentach gwarancyjnych Producenta dostarczanych z Towarem lub publikowanych przez Producenta. Sprzedawca nie udziela własnej gwarancji i nie rozszerza gwarancji Producenta.
2. Sprzedawca, w zakresie w jakim jest to wymagane, pośredniczy w obsłudze zgłoszeń gwarancyjnych pomiędzy Kupującym a Producentem; nie stanowi to przejęcia zobowiązań gwarancyjnych Producenta.
3. Świadczenia gwarancyjne obejmują wyłącznie zakres określony przez Producenta; w szczególności, o ile warunki Producenta nie stanowią inaczej, nie obejmują kosztów demontażu i ponownego montażu, transportu, rusztowań, dźwigów, utraconych korzyści ani utraty uzysku energii.
4. Deklarowane przez Producenta parametry Towarów (w tym moc, sprawność, uzysk energii, pojemność, liczba cykli) stanowią wyłącznie dane Producenta; Sprzedawca nie składa własnych zapewnień co do tych parametrów.

§9. Rękojmia

1. Odpowiedzialność Sprzedawcy z tytułu rękojmi za wady Towarów zostaje wyłączona na podstawie art. 558 §1 Kodeksu cywilnego.
2. Wyłączenie nie dotyczy wad podstępnie zatajonych przez Sprzedawcę.

§10. Odpowiedzialność Sprzedawcy

1. Odpowiedzialność odszkodowawcza Sprzedawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest do szkody rzeczywistej (damnum emergens) i nie obejmuje utraconych korzyści, w tym w szczególności: utraty przychodu lub uzysku z produkcji energii, kosztów przestoju instalacji, utraty danych, roszczeń osób trzecich wobec Kupującego o naprawienie szkód tego rodzaju ani innych szkód pośrednich i następczych.
2. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Sprzedawcy wobec Kupującego z tytułu danej Umowy ograniczona jest do 100% ceny netto Towaru dotkniętego wadą lub inną niezgodnością, z której szkoda wynika, należnej Sprzedawcy na podstawie tej Umowy. Jeżeli szkody nie można przypisać do konkretnego Towaru (w szczególności w razie odpowiedzialności za zwłokę w realizacji zamówienia), łączna odpowiedzialność Sprzedawcy ograniczona jest do 100% wartości netto danej Umowy (zamówienia). Ograniczenie obejmuje łącznie wszystkie roszczenia z danej Umowy, niezależnie od ich podstawy prawnej, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
3. Roszczenie odszkodowawcze Kupującego wobec Sprzedawcy z tytułu danej Umowy staje się wymagalne nie wcześniej niż z chwilą zapłaty przez Kupującego całości ceny za Towar, którego dotyczy roszczenie, a w przypadku roszczeń, których nie można przypisać do konkretnego Towaru – całości ceny z danej Umowy. W razie zapłaty częściowej roszczenie odszkodowawcze staje się wymagalne w części odpowiadającej stosunkowi kwoty zapłaconej do całości ceny. Powyższe nie ogranicza uprawnienia Sprzedawcy do potrącenia przysługującej mu wierzytelności o zapłatę ceny z wierzytelnością odszkodowawczą Kupującego.
4. Ograniczenia z ust. 1–3 nie mają zastosowania do: (a) szkód wyrządzonych umyślnie, (b) szkód na osobie, (c) odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny (art. 449¹–449¹¹ KC) wobec poszkodowanych.
5. Kupujący, który zaspokoił roszczenie osoby trzeciej związane z Towarem, może dochodzić roszczeń zwrotnych od Sprzedawcy wyłącznie w granicach i na zasadach określonych w niniejszym paragrafie oraz w przepisach bezwzględnie obowiązujących.
6. Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z: montażu lub konfiguracji niezgodnej z Dokumentacją, montażu przez osoby bez wymaganych uprawnień, modyfikacji Towaru, użycia niekompatybilnych komponentów, niewłaściwego składowania lub transportu po przejściu ryzyka, ani z normalnego zużycia.

§11. Zwrot Towaru (zwrot dobrowolny)

1. Kupującemu nie przysługuje prawo zwrotu Towaru wolnego od wad. Zwrot taki (zwrot dobrowolny) możliwy jest wyłącznie za uprzednią zgodą Sprzedawcy, wyrażoną w formie dokumentowej; zgoda ma charakter uznaniowy, a jej odmowa nie wymaga uzasadnienia.
2. Wniosek o zwrot dobrowolny Kupujący składa w terminie 7 dni od odbioru Towaru, wyłącznie poprzez Formularz zwrotu dostępny na Platformie albo pocztą elektroniczną na oficjalny adres Sprzedawcy: pro@gaia.solar. Postanowienie §7 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
3. Zwrotowi dobrowolnemu może podlegać wyłącznie Towar: nieużywany i niemontowany, w oryginalnym, nienaruszonym opakowaniu fabrycznym, kompletny (wraz z Dokumentacją i osprzętem), nadający się do dalszej sprzedaży jako pełnowartościowy oraz pochodzący z bieżącej oferty Sprzedawcy. Zwrotowi dobrowolnemu nie podlegają: Towary sprowadzone na indywidualne zamówienie Kupującego, Towary wycofane z oferty oraz magazyny energii i inne Towary zawierające ogniwa litowo-jonowe, których opakowanie fabryczne zostało naruszone.
4. Po wyrażeniu zgody na zwrot Kupujący dostarcza Towar do magazynu Sprzedawcy (Teolin, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin) na własny koszt i ryzyko, w terminie uzgodnionym ze Sprzedawcą, w sposób zapewniający ochronę Towaru przed uszkodzeniem, zgodnie z wymogami Dokumentacji.
5. Po dostarczeniu Towaru Sprzedawca dokonuje weryfikacji jego stanu. W przypadku pozytywnej weryfikacji Sprzedawca wystawia fakturę korygującą i zwraca Kupującemu 100% ceny zapłaconej za zwracany Towar, bez opłat manipulacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 6, w terminie 14 dni od zakończenia weryfikacji, na rachunek bankowy, z którego dokonano zapłaty, chyba że Kupujący wskaże inny rachunek. Jeżeli cena nie została jeszcze zapłacona, rozliczenie następuje poprzez odpowiednią korektę wzajemnych rozliczeń.
6. Jeżeli dostawa zwracanego Towaru do Kupującego realizowana była z pokryciem kosztów przesyłki przez Sprzedawcę – w tym również wówczas, gdy koszty przesyłki nie zostały wyodrębnione na fakturze i były uwzględnione w cenie Towaru – kwota zwrotu, o której mowa w ust. 5, ulega pomniejszeniu o udokumentowane koszty przesyłki faktycznie poniesione przez Sprzedawcę w związku z tą dostawą. Informacja o wysokości potrącanych kosztów przesyłki przekazywana jest Kupującemu wraz z decyzją o uznaniu zwrotu.
7. W przypadku negatywnej weryfikacji (w szczególności: ślady użytkowania lub montażu, naruszone lub niekompletne opakowanie, brak kompletności, uszkodzenia powstałe po przejściu ryzyka) Sprzedawca odmawia przyjęcia zwrotu i informuje o tym Kupującego; Towar jest zwracany Kupującemu na jego koszt albo pozostawiany do odbioru w magazynie Sprzedawcy.
8. Zwrot dobrowolny nie ogranicza uprawnień Kupującego wynikających z §6–§8 (zgłoszenia niezgodności, reklamacje, gwarancja Producenta).

§12. Wymiana Towaru

1. Wymiana Towaru na inny Towar (w tym na inny model, wariant lub inną ilość) realizowana jest jako dwie odrębne operacje: (a) zwrot Towaru – na zasadach §11 (zwrot dobrowolny) albo, w przypadku Towaru wadliwego, w ramach uznanej reklamacji (§7), oraz (b) złożenie przez Kupującego nowego zamówienia zgodnie z §3, które stanowi odrębną Umowę.
2. Zgłoszenia wymiany dokonuje się poprzez Formularz wymiany dostępny na Platformie albo pocztą elektroniczną na oficjalny adres Sprzedawcy: pro@gaia.solar. Postanowienie §7 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
3. Nowe zamówienie realizowane jest po cenach i na warunkach obowiązujących w dniu jego złożenia. Sprzedawca nie gwarantuje dostępności Towaru zamiennego ani utrzymania ceny z pierwotnej Umowy.
4. Rozliczenie wymiany następuje poprzez wystawienie faktury korygującej do zwracanego Towaru oraz odrębnej faktury do nowego zamówienia; wzajemne rozliczenia stron następują zgodnie z §4. Do rozliczenia zwrotu dokonywanego w ramach wymiany stosuje się odpowiednio §11 ust. 6 – kwota zwrotu ulega pomniejszeniu o koszty przesyłki poniesione przez Sprzedawcę w związku z dostawą zwracanego Towaru, a informacja o ich wysokości przekazywana jest Kupującemu wraz z decyzją o uznaniu wymiany.

§13. Obowiązki Kupującego dotyczące Towarów

1. Kupujący zobowiązuje się, że montaż, uruchomienie i serwis Towarów wykonywane będą wyłącznie przez osoby posiadające wymagane prawem kwalifikacje i uprawnienia, zgodnie z Dokumentacją, obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej.
2. Kupujący zobowiązany jest przekazać dalszemu nabywcy lub użytkownikowi końcowemu kompletną Dokumentację, w tym instrukcje i ostrzeżenia, oraz, przy dalszej odsprzedaży, wykonywać własne obowiązki dystrybutora wynikające z przepisów o bezpieczeństwie produktów (w tym rozporządzenia (UE) 2023/988 – GPSR).
3. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek zmian, przeróbek lub ingerencji w Towary, usuwanie oznaczeń, numerów seryjnych, etykiet lub ostrzeżeń.
4. Kupujący niezwłocznie informuje Sprzedawcę o każdym powziętym sygnale dotyczącym zagrożenia bezpieczeństwa związanego z Towarem (w szczególności: pożar, przegrzanie, porażenie, uszkodzenie ogniw) oraz o roszczeniach osób trzecich związanych z Towarem.

§14. Bezpieczeństwo produktów i wycofanie z obrotu (recall)

1. W przypadku podjęcia, przez Producenta, Sprzedawcę lub właściwy organ, działań naprawczych dotyczących Towarów (ostrzeżenie, naprawa, wymiana, wycofanie z obrotu lub od użytkowników), Kupujący zobowiązuje się do współdziałania, w tym do: (a) niezwłocznego wstrzymania dalszej sprzedaży i wydawania Towarów objętych działaniem, (b) przekazania Sprzedawcy, w terminie 7 dni kalendarzowych od wezwania, posiadanych danych umożliwiających identyfikację dalszych nabywców Towarów objętych działaniem (w tym numerów seryjnych/partii oraz danych kontaktowych odbiorców w zakresie zgodnym z przepisami o ochronie danych), (c) niezwłocznego przekazania komunikatów i ostrzeżeń dalszym nabywcom, (d) umożliwienia odbioru Towarów objętych działaniem z magazynu Kupującego.
2. Kupujący prowadzi ewidencję pozwalającą powiązać Towary (numery seryjne lub partie) z dalszymi nabywcami i przechowuje ją przez okres co najmniej 10 lat od sprzedaży.
3. Koszty uzasadnionego współdziałania, o którym mowa w ust. 1, ponosi Sprzedawca w zakresie udokumentowanych, bezpośrednich kosztów Kupującego, chyba że działanie naprawcze wynika z okoliczności leżących po stronie Kupującego. Odpowiedzialność Sprzedawcy z tego tytułu podlega ograniczeniom z §10 w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

§15. Siła wyższa

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wskutek siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w tym: klęski żywiołowe, wojny, epidemie, strajki generalne, akty władzy publicznej, istotne zakłócenia łańcuchów dostaw lub transportu międzynarodowego. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie informuje drugą stronę i podejmuje działania ograniczające skutki.

§16. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób działających w imieniu Kupującego jest Sprzedawca. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych zawiera klauzula informacyjna dostępna pod adresem https://pro.gaia.solar/rodo.php. W zakresie danych przekazywanych w ramach §14 strony współdziałają w celu zapewnienia zgodności z RODO.

§17. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie, z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG).
2. Sądem właściwym dla sporów wynikających z Umów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Sprzedawcy.
3. Kupujący nie może, bez uprzedniej zgody Sprzedawcy wyrażonej w formie dokumentowej, przenieść na osobę trzecią praw ani obowiązków wynikających z Umowy, w tym dokonać przelewu wierzytelności przysługujących mu wobec Sprzedawcy.
4. Jeżeli poszczególne postanowienia OWS okażą się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się postanowienie ważne najbliższe celowi gospodarczemu postanowienia zastępowanego.
5. Sprzedawca może zmienić OWS; do Umów zawartych przed zmianą stosuje się OWS w brzmieniu z dnia zawarcia Umowy.
6. OWS sporządzono w języku polskim. W przypadku udostępnienia OWS w innej wersji językowej, w razie rozbieżności rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.
7. OWS w wersji 1.1 obowiązują od dnia 01.07.2026 r. i mają zastosowanie do zamówień złożonych od tego dnia, w tym do zamówień składanych przez kontrahentów współpracujących ze Sprzedawcą przed tą datą, pod warunkiem uprzedniego udostępnienia im OWS w sposób opisany w §2 ust. 2.

POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES

Gaia Solar S.A.

v1.0



1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest GAIA SOLAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, pod nr KRS 0000782832, NIP 7252288441, REGON 383158589, kapitał zakładowy 337.254,91 zł wpłacony w całości (dalej: „Administrator” lub „Gaia Solar”). Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: e-mail rodo@gaia.solar lub korespondencyjnie na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.

2. Zakres stosowania

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych: użytkowników platformy zakupowej B2B https://pro.gaia.solar/ („Platforma”), osób działających w imieniu kontrahentów Gaia Solar (reprezentanci, pełnomocnicy, osoby kontaktowe, pracownicy), osób kontaktujących się z Gaia Solar pocztą elektroniczną lub telefonicznie oraz odbiorców komunikacji marketingowej. Polityka zawiera również informacje o plikach cookies (rozdział 9).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Rejestracja i prowadzenie konta na Platformie – podstawą jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w odniesieniu do osób działających w imieniu kontrahenta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze relacji z kontrahentem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zawieranie i wykonywanie umów sprzedaży, w tym obsługa zamówień, dostaw, płatności i limitu kupieckiego – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób kontaktowych kontrahenta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obsługa reklamacji, zwrotów i wymian, w tym pośredniczenie w zgłoszeniach gwarancyjnych do producentów – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
• Wykonywanie obowiązków prawnych, w tym podatkowych, rachunkowych (faktury, KSeF) oraz wynikających z przepisów o bezpieczeństwie produktów (rozporządzenie (UE) 2023/988 GPSR – m.in. identyfikowalność towarów i działania naprawcze/recall) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Marketing bezpośredni własnych produktów i usług, w tym remarketing i analityka – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie plików cookies i wysyłki newslettera – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w każdym czasie.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa Platformy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Kategorie danych i źródło ich pozyskania

Administrator przetwarza przede wszystkim: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma, NIP), dane kontaktowe (służbowy adres e-mail, telefon, adres), dane o stanowisku i umocowaniu, dane dotyczące zamówień, rozliczeń i zgłoszeń oraz dane techniczne związane z korzystaniem z Platformy (adres IP, identyfikatory cookies, logi). Dane osób działających w imieniu kontrahenta Administrator może otrzymać bezpośrednio od tych osób, od kontrahenta (np. pracodawcy) albo pozyskać z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane: dostawcom usług IT i hostingu, bankom w zakresie obsługi płatności, przewoźnikom i firmom kurierskim, producentom towarów (w zakresie obsługi zgłoszeń gwarancyjnych i działań naprawczych), podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i windykacyjne, dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, w szczególności: Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd. oraz Microsoft Ireland Operations Ltd. oraz organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i marketingowych dostarczanych przez grupy Google, Meta i Microsoft dane mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do USA (m.in. do Google LLC, Meta Platforms, Inc. oraz Microsoft Corporation). Przekazanie następuje wyłącznie z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, którym objęci są wskazani dostawcy) lub standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

7. Okresy przechowywania

• dane związane z kontem na Platformie – przez czas prowadzenia konta, a po jego usunięciu do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dane związane z umowami sprzedaży i rozliczeniami – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego);
• dane zawarte w ewidencji identyfikowalności towarów prowadzonej dla celów bezpieczeństwa produktów – co najmniej 10 lat od sprzedaży;
• dane przetwarzane w celach marketingowych – do czasu wniesienia sprzeciwu albo wycofania zgody;
• dane związane z roszczeniami – do upływu okresów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowań.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez uzasadnienia) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wnioski można kierować na adres rodo@gaia.solar. Każdej osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Pliki cookies i podobne technologie

1. Platforma wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w następujących kategoriach: (a) niezbędne – wymagane do działania Platformy (sesja, logowanie, koszyk, bezpieczeństwo); ich stosowanie nie wymaga zgody; (b) analityczne – służące badaniu sposobu korzystania z Platformy i poprawie jej działania; (c) marketingowe i remarketingowe – służące prezentowaniu dopasowanych treści reklamowych, w tym w serwisach zewnętrznych. Stosowane są narzędzia następujących dostawców: Google Ireland Ltd. (m.in. Google Analytics, Google Ads), Meta Platforms Ireland Ltd. (m.in. Meta Pixel) oraz Microsoft Ireland Operations Ltd. (m.in. Microsoft Clarity, Microsoft Advertising). Aktualna i pełna lista partnerów wraz z celami, rodzajami plików cookies i okresami ich przechowywania dostępna jest w panelu zarządzania zgodami na Platformie.
2. Cookies analityczne i marketingowe są stosowane wyłącznie za zgodą użytkownika, wyrażaną za pośrednictwem banera zarządzania zgodami przy pierwszej wizycie na Platformie, zgodnie z ustawą – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można w każdym czasie wycofać lub zmienić jej zakres w ustawieniach zgód dostępnych na Platformie, a także poprzez ustawienia przeglądarki (usuwanie i blokowanie cookies). Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcjonalności Platformy.
3. Dane zbierane przy użyciu cookies analitycznych i marketingowych mogą być łączone z innymi danymi o aktywności na Platformie w celu tworzenia statystyk i profili marketingowych (profilowanie zwykłe). Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do: założenia i prowadzenia konta na Platformie, złożenia i realizacji zamówienia, obsługi zgłoszeń oraz wystawienia dokumentów sprzedaży. Podanie danych w celach marketingowych jest w pełni dobrowolne.

11. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany przepisów, narzędzi lub zakresu przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na Platformie wraz z datą obowiązywania. Niniejsza wersja obowiązuje od dnia 01.07.2026 r.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Gaia Solar S.A.

v1.0

Realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy:

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest GAIA SOLAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, pod nr KRS 0000782832, NIP 7252288441, REGON 383158589, kapitał zakładowy 337.254,91 zł wpłacony w całości. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@gaia.solar lub pisemnie na adres siedziby. Inspektor ochrony danych nie został powołany.

2. Kogo dotyczy niniejsza klauzula

Klauzula skierowana jest do: osób posiadających konto na platformie https://pro.gaia.solar/, reprezentantów, pełnomocników, osób kontaktowych i pracowników naszych kontrahentów (kupujących, dostawców, przewoźników) oraz osób kierujących do nas korespondencję, w tym zgłoszenia na adres pro@gaia.solar.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

• zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży lub umowy o prowadzenie konta na platformie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wobec osoby będącej stroną umowy) – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• bieżąca obsługa relacji z kontrahentem, którego Państwo reprezentują lub w imieniu którego działają – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: sprawna komunikacja i wykonywanie umów z kontrahentem) – przez czas współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• obsługa zamówień, reklamacji, zwrotów, wymian oraz zgłoszeń gwarancyjnych przekazywanych producentom – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – przez czas obsługi zgłoszenia i okres przedawnienia roszczeń;
• wykonywanie obowiązków prawnych: podatkowych i rachunkowych (w tym fakturowanie w KSeF) oraz wynikających z przepisów o bezpieczeństwie produktów (rozporządzenie (UE) 2023/988 – identyfikowalność towarów, działania naprawcze) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – odpowiednio 5 lat od końca roku podatkowego oraz co najmniej 10 lat od sprzedaży (ewidencja identyfikowalności);
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie wymagającym zgody (newsletter, cookies marketingowe) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do upływu okresów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowań.

4. Kategorie danych i źródło danych

Jeżeli nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio od Państwa, przetwarzamy dane przekazane nam przez Państwa pracodawcę lub zleceniodawcę (kontrahenta Gaia Solar) albo pozyskane z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG), w zakresie: dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko i zakres umocowania oraz dane związane z realizowanymi umowami.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być: dostawcy usług IT i hostingu, banki w zakresie obsługi płatności, przewoźnicy, producenci towarów (obsługa gwarancji i działań naprawczych), podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i windykacyjne, dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i marketingowych dane mogą być przekazywane do państw trzecich, wyłącznie z zapewnieniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO (decyzja o odpowiednim stopniu ochrony – EU-US Data Privacy Framework – lub standardowe klauzule umowne).

7. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie), a także wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wnioski prosimy kierować na adres rodo@gaia.solar. Przysługuje Państwu również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Informacje dodatkowe

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia konta na platformie oraz obsługi zgłoszeń. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały. Szczegółowe informacje o plikach cookies zawiera Polityka prywatności i cookies dostępna na platformie.

Załącznik: klauzula skrócona do stopki e-mail i formularzy

„Administratorem Państwa danych osobowych jest GAIA SOLAR S.A. z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin. Dane przetwarzamy w celu obsługi korespondencji, zawarcia i wykonania umów oraz obsługi zgłoszeń. Przysługuje Państwu m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu. Pełna informacja o przetwarzaniu danych: https://pro.gaia.solar/rodo.php. Kontakt: rodo@gaia.solar.”