KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Gaia Solar S.A.

v1.0

Realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy:

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest GAIA SOLAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, pod nr KRS 0000782832, NIP 7252288441, REGON 383158589, kapitał zakładowy 337.254,91 zł wpłacony w całości. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@gaia.solar lub pisemnie na adres siedziby. Inspektor ochrony danych nie został powołany.

2. Kogo dotyczy niniejsza klauzula

Klauzula skierowana jest do: osób posiadających konto na platformie https://pro.gaia.solar/, reprezentantów, pełnomocników, osób kontaktowych i pracowników naszych kontrahentów (kupujących, dostawców, przewoźników) oraz osób kierujących do nas korespondencję, w tym zgłoszenia na adres pro@gaia.solar.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

• zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży lub umowy o prowadzenie konta na platformie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wobec osoby będącej stroną umowy) – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• bieżąca obsługa relacji z kontrahentem, którego Państwo reprezentują lub w imieniu którego działają – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: sprawna komunikacja i wykonywanie umów z kontrahentem) – przez czas współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• obsługa zamówień, reklamacji, zwrotów, wymian oraz zgłoszeń gwarancyjnych przekazywanych producentom – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – przez czas obsługi zgłoszenia i okres przedawnienia roszczeń;
• wykonywanie obowiązków prawnych: podatkowych i rachunkowych (w tym fakturowanie w KSeF) oraz wynikających z przepisów o bezpieczeństwie produktów (rozporządzenie (UE) 2023/988 – identyfikowalność towarów, działania naprawcze) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – odpowiednio 5 lat od końca roku podatkowego oraz co najmniej 10 lat od sprzedaży (ewidencja identyfikowalności);
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie wymagającym zgody (newsletter, cookies marketingowe) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do upływu okresów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowań.

4. Kategorie danych i źródło danych

Jeżeli nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio od Państwa, przetwarzamy dane przekazane nam przez Państwa pracodawcę lub zleceniodawcę (kontrahenta Gaia Solar) albo pozyskane z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG), w zakresie: dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko i zakres umocowania oraz dane związane z realizowanymi umowami.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być: dostawcy usług IT i hostingu, banki w zakresie obsługi płatności, przewoźnicy, producenci towarów (obsługa gwarancji i działań naprawczych), podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i windykacyjne, dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i marketingowych dane mogą być przekazywane do państw trzecich, wyłącznie z zapewnieniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO (decyzja o odpowiednim stopniu ochrony – EU-US Data Privacy Framework – lub standardowe klauzule umowne).

7. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie), a także wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wnioski prosimy kierować na adres rodo@gaia.solar. Przysługuje Państwu również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Informacje dodatkowe

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia konta na platformie oraz obsługi zgłoszeń. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały. Szczegółowe informacje o plikach cookies zawiera Polityka prywatności i cookies dostępna na platformie.

Załącznik: klauzula skrócona do stopki e-mail i formularzy

„Administratorem Państwa danych osobowych jest GAIA SOLAR S.A. z siedzibą w Teolinie, ul. Składowa 14, 92-701 Teolin. Dane przetwarzamy w celu obsługi korespondencji, zawarcia i wykonania umów oraz obsługi zgłoszeń. Przysługuje Państwu m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu. Pełna informacja o przetwarzaniu danych: https://pro.gaia.solar/rodo.php. Kontakt: rodo@gaia.solar.”